Met het in werking treden van het DWU per 1 mei 2016 is het principe van overdrachten tussen deelnemers binnen de Vrije Zone type II komen te vervallen. In het bijzonder in de regio Schiphol werden binnen het stelsel van de vrije zone goederen documentloos overgehaald tussen de deelnemers binnen de vrije zone.

Voor het reguleren van overbrengingen tussen deelnemers binnen de vrije zone werd een Documentloos Goederen Volg Systeem ( hierna DGVS) gebruikt. Deelnemers stuurden hierbij berichten electronisch in de DGVS portal. Het betrof hier berichten op basis waarvan inschrijvingen in de vrije zone, inslagen, uitslagen en uitschrijvingen uit de vrije zone werden vastgelegd.

Binnen de DGVS portal kon de douane op basis van de journaalposten zien of de transacties in balans waren. Zodra er een afwijking door de douane werd geconstateerd in een transactie dan werd deze aangemerkt als mismatch. Mismatches moesten aan het einde van een periode verklaard worden door de deelnemers. Uitgangspunt in deze situatie was dat een deelnemer zelf verantwoordelijk was voor het voorkomen van mismatches en, indien van toepassing, het corrigeren van mismatches. Waren de goederen in ontvangst genomen door een deelnemer maar had deze deelnemer verzuimd de goederen administratief te verantwoorden in de DGVS portal, dan volgde er een administratieve sanctie voor de veroorzaker van deze mismatch.

Verantwoordelijkheid voor eigen mismatches
Deelnemers hadden binnen de vrije zone dus een grote mate van eigen verantwoordelijkheid en waren in “control” om mismatches veroorzaakt door eigen toedoen te corrigeren. Bij gebreke hiervan werden deelnemers aangesproken door de douane om mismatches te verklaren. Kon een mismatch niet naar tevredenheid van de douane worden verklaard dan werden de goederen waar de mismatch betrekking op had veronderstelt te zijn onttrokken aan douanetoezicht en volgde er een douaneschuld. De uitnodiging tot betaling werd hierbij aangereikt aan diegene die de goederen het laatst in zijn of haar beheer had .

Aansprakelijkheid bij overbrengen van goederen binnen RTO
Per 1 mei 2016 is het Documentloos Goederen Volg Systeem omgedoopt tot RTO administratie. Hiervoor is gekozen om de overdrachten tussen deelnemer op een vereenvoudigde wijze te continueren zoals marktdeelnemers dat gewend waren in het tijdperk van de vrije zone.

Goederen waarvoor een aangifte tot tijdelijke opslag is gedaan mogen binnen een maximale periode van 90 dagen in een ruimte voor tijdelijke opslag verblijven. In de periode tot 90 dagen kan overbrenging plaatsvinden van goederen in tijdelijke opslag tussen verschillende houders van ruimte voor tijdelijke opslag.

Het principe van overbrengen van goederen in tijdelijke opslag is grotendeels gelijk gebleven ten opzicht van het overhalen binnen de vrije zone. Goederen staan bijvoorbeeld bij een luchtvracht afhandelaar (RTO houder A) en worden door een luchtvracht agent (RTO houder B) opgehaald. De luchtvracht agent ondertekend een bewijs van ontvangst voor de goederen en de luchtvracht afhandelaar verstuurt een electronisch DLV bericht ( FSU Status Code: Consignment delivered to the consignee or agent ) naar de RTO portal. Tot zover is de werking binnen het RTO stelsel gelijk aan het overhalen binnen de vrije zone met gebruikmaking van DGVS.

Er is echter een essentieel verschil in het moment waarop ( RTO houder A) ontslagen is van zijn verplichtingen naar de douane. Het overbrengen van de goederen van de luchtvracht afhandelaar (RTO houder A) wordt namelijk pas als beëindigd aangemerkt zodra de luchtvracht agent (RTO houder B) de goederen heeft ingeschreven in zijn administratie.

Enkele knelpunten welke zich in deze situatie voor kunnen doen:

– Heeft de ontvangende partij de goederen in de administratie geschreven?
Hier lijkt toch een probleem voor de luchtvracht afhandelaar ( RTO houder A) te ontstaan. Op welke wijze kan de afhandelaar vaststellen dat de luchtvracht agent ( RTO houder B) de goederen in zijn administratie heeft ingeschreven? Standpunt kan worden ingenomen dat de afhandelaar in ieder geval in de de RTO portal kan vaststellen of de ontvangende partij een correcte transactie (inslag) heeft opgevoerd.

–  “Controle op inschrijvingen in de administratie van ontvangende RTO houders”
Dan rijst de vraag of de luchtvracht afhandelaar (RTO houder A) in staat is om een juiste verantwoording van “inslagen” door de luchtvracht agent (RTO houder B) te bewaken. De hoeveelheid mismatches te wijten aan de RTO houder die de goederen in ontvangst heeft genomen zijn in absolute aantallen fors. De luchtvracht afhandelaar zou periodiek in de RTO portal moeten controleren of de ontvangende partij alle zendingen administratief heeft verantwoord. Vervolgens zullen er de nodige opvolgacties moeten worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat de ontvangende RTO houder alsnog de inschrijving in de administratie verzorgd. Dit geheel aan activiteiten dient bewaakt te worden en brengt buitenproportionele administratieve lasten verzwaring met zich mee. Dit past dan ook niet bij een formaliteiten stelsel welke gericht is op het vereenvoudigingen van douaneprocedures.

Daarbij komt dat indien de ontvangende RTO houder niet of niet tijdig beweegt om de inschrijving in de administratie te verzorgen, de luchtvracht afhandelaar (RTO houder A) mogelijk zekerheid moet zien op te eisen bij luchtvracht agent (RTO houder B) voor de verplichtingen die luchtvracht afhandelaar naar de douane toe vanuit zijn vergunning dient na te komen. Immers, zolang de goederen niet in de administratie zijn opgenomen van de ontvangende RTO houder blijft de RTO houder waar de goederen werden uitgeslagen aansprakelijk.

– Welke administratie is leidend?
Welke consequenties zijn er verbonden, in het kader van de aansprakelijkheid naar de douane, voor de RTO houder waar vanuit de goederen werden uitgeslagen indien de ontvangende partij (RTO houder B) de goederen administratief heeft verantwoord in de RTO portal maar vervolgens heeft verzuimd om de goederen in de eigen administratie in te schrijven. Reden hiervoor kan bijvoorbeeld zijn dat de goederen tijdens het overbrengen werden gestolen of dat bij er aankomst eenvoudig verschillen werden geconstateerd. Welke administratie van de RTO houder waar de goederen werden ontvangen is in dit geval leidend om de (RTO houder A) waar de goederen werden uitgeslagen te vrijwaren? Het lijkt mij dat de eigen administratie hier doorslaggevend zou moeten zijn. De functie van het vastleggen van overdrachten binnen de RTO portal en het daaruit voortvloeiende douanetoezicht op mismatches vervult immers geen primaire rol meer. Niet de controle op de overdracht tussen deelnemers wordt door de douane bewaakt maar de maximale termijn van 90 dagen van goederen in tijdelijke opslag welke zijn opgeslagen in de ruimte voor tijdelijke opslag. De RTO portal lijkt dan ook meer een hulpmiddel te zijn geworden voor de douane om gerichter administratief toezicht te kunnen uitoefen.

– Belang van het corrigeren van mismatches
Met de inwerkingtreding van het DWU heeft de douane marktpartijen geïnformeerd dat het verklaren van de mismatches niet meer in het uitoefenen van administratief douane toezicht zal worden betrokken. Wat is dan nog het belang van het corrigeren van deze mismatches? Het percentage mismatches is sinds 1 mei 2016 is significant is gestegen terwijl dit percentage jarenlang voor 1 mei 2016 onder de 1% wist te blijven. Dat het belang niet duidelijk is voor deelnemers lijkt op basis van deze statistieken een feit. De RTO portal speelt mogelijk nog een rol in de administratieve verantwoording van de RTO houder die goederen in zijn opslag ruimte ontvangt is niet uitgesloten. Juridisch bekeken lijkt de RTO portal zijn waarde voor het overbrengen van goederen te hebben verloren. Ook het belang, voor de RTO houder, waar vanuit de goederen werden overgebracht, om mismatches te corrigeren lijkt achterhaald. Immers, het enige wat telt is dat de goederen in de administratie worden opgenomen van de RTO houder waar naartoe de goederen werden overgehaald.

– Is zekerheidstelling tussen RTO houders onderling geregeld?
Het is eveneens onduidelijk of en zo ja op welke wijze RTO houders onderling naar elkaar toe risico’s c.q. wijze van zekerheidstelling hebben afgedekt. Het zal duidelijk zijn dat het verkrijgen van zekerheid of vrijwaring van een collega RTO houder niet altijd een eenvoudige opgave zal zijn indien de douane een forse douaneschuld heeft vastgesteld. Zodra verzekeraars en juristen zich met een dossier gaan bemoeien zou het zo maar kunnen zijn dat de zekerheidstelling die u had verwacht te verkrijgen een onzekere afloop krijgt…..

Zijn er alternatieven?
Naar mijn mening wel. Er zijn prima oplossingen te bedenken voor de geschetste problemen en onduidelijkheden welke ontstaan bij het overbrengen van goederen in tijdelijke opslag.

In de eerste plaatst biedt artikel 193 lid 4 DWU zelf al een oplossing voor de voorwaarde om het overbrengen niet eerder als beëindigd te beschouwen nadat de goederen zijn ingeschreven in de administratie van de RTO houder waar naartoe de goederen werden overgebracht. In dezelfde zin waarin deze voorwaarde is beschreven wordt namelijk afgesloten met “tenzij anders is bepaald in de vergunning”.
Verder is het zo dat de douaneautoriteiten de houder van de vergunning kunnen toestaan goederen in tijdelijke opslag over te brengen tussen de verschillende opslagruimten voor tijdelijke opslag, in andere gevallen van overbrenging. ( DWU 148, lid 5.c),

In plaats van het overbrengen van goederen onder één vergunning kunnen de douaneautoriteiten namelijk ook toestemming geven voor de overbrenging van tijdelijk opgeslagen goederen tussen verschillende ruimten voor tijdelijke opslag waarvoor verschillende vergunningen voor het beheer van ruimten voor tijdelijke opslag zijn afgegeven. De voorwaarde hiervoor is wel dat de houders van deze vergunningen AEOC zijn. (Gvo art 118)

Conclusie
Het is nog even zoeken om op basis van toepasselijke wetgeving de opslag en goederenbewegingen op een dusdanige wijze met formaliteiten af te dekken zodat marktpartijen vanuit compliance perspectief zelfstandig in “in control” zijn. Knelpunt is dat op dit moment de beschikbare systemen vanuit douanezicht nog zijn ingericht vanuit een CDW “mindset” met de veronderstelling dat bij elke goederenbeweging een marktdeelnemer is aangewezen voor het vervullen van douaneformaliteiten. Deze gedachte zal volledig los moeten worden gelaten want voor goederen kunnen op elk moment door een andere partij een douaneaangifte worden door gedaan dan diegene die op dat moment de goederen onder zich heeft.

Een systeem om dit vanuit douanetoezicht te kunnen monitoren en marktpartijen “realtime”  te kunnen informeren omtrent vrijgaven en stopzettingen ontbreekt momenteel nog. Kortom, een nieuw DWU tijdperk met nieuwe inzichten en kansen om procesinrichting goed met elkaar te gaan inregelen. De douane zal nu eindelijk zelf het initiatief zal moeten nemen om een systeem op te leveren waar individuele marktpartijen op kunnen aansluiten.

Ingezonden redactionele bijdrage
Raoul Paul | Linkedin

Informatie Document Deelnemers DGVS v160421