Het is belangrijk om te onthouden dat E-freight een standaard is die IATA momenteel aan het ontwikkelen is voor het vrachtdomein; de meeste luchtvaartmaatschappijen nemen hieraan deel. Steeds meer landen en luchthavens staan open voor E-freight
De laatste ingrijpende verandering in de vrachtindustrie vond 50 jaar geleden plaats en sindsdien zijn de processen min of meer hetzelfde gebleven. De introductie van E-freight zal een andere manier van werken betekenen. Verandering is niet makkelijk: het is begrijpelijk dat deze nieuwe manier van werken niet door alle partijen met open armen ontvangen wordt.
Daarom proberen wij via deze weg jou te helpen om te leren gaan met de implementatie van E-freight in jouw werkomgeving.
E-freight: ook goed voor het milieu
Onze samenleving werkt in toenemende mate aan de bescherming van het milieu en onthoudt zich, onder andere, van overmatig gebruik van papier en brandstof. Het e-Freight concept ondersteunt ook het milieu: elke luchtvrachtzending draagt minstens 30 documenten bij zich – genoeg om elk jaar 80 Boeing 747 freighters mee te vullen.
E-freight vervangt momenteel 20 van deze documenten met elektronische berichten. Dit aantal zal naarmate de tijd vordert verder toenemen.

E-freight en kwaliteit
Ontbrekende documenten en met name ontbrekende Air Waybills zijn twee veelvoorkomende problemen waar men met enige regelmaat mee te maken heeft. Zoals reeds gesteld: het is onmogelijk om een  “virtueel”  document kwijt te raken. Met andere woorden: door het probleem van verloren documenten op te lossen kunnen we bijdragen aan de “ time to market” kwaliteit van de gehele supply chain.
De elektronische versie van de Air Waybill (de E-AWB) en andere documenten maken het mogelijk om vertragingen te voorkomen, die meestal veroorzaakt worden door het verlies van de papieren versie van deze documenten. Met andere woorden: E-freight kan helpen om zaken transparanter en efficiënter te maken in de gehele keten!

E-AWB vs. E-freight
Vanaf nu zul je vaak klanten en collega’s de woorden “E-AWB” en “E-freight” horen zeggen. Maar wat is het verschil? Laten we het proberen uit te leggen:

E-AWB
• De E-AWB zal de papieren versie van dit document vervangen. De papieren AWB zal worden gewijzigd in een elektronisch bericht, genaamd FWB.
• Om te werken met E-AWB’s zullen alle expediteurs een overeenkomst moeten tekenen die de geprinte “contract of carriage” tekst op de fysieke huidige papieren versie zal vervangen. Deze overeenkomst wordt een EDI overeenkomst genoemd. EDI staat voor Electronic Date Interchange. Zonder dit te tekenen is het niet mogelijk voor de expediteur om e-AWB’s te verstrekken en zendingen zonder een papieren kopie van de AWB aan te leveren bij de luchtvaartmaatschappijen . Zo’n overeenkomst zal slechts eenmalig getekend worden voor alle toekomstige zendingen.

Tenslotte: het is onmogelijk dit type AWB te verliezen.

E-freight
• Geleidelijke vervanging van de papieren versie van vrachtdocumenten.
• Momenteel wordt een kopie van de AWB overhandigd aan de carrier. In de toekomst zal dit worden vervangen door de E-AWB.
• Dit heeft betrekking op de gehele keten van verlader tot consignee
• Tot nog toe heeft IATA elektronische versies gemaakt van 20 vrachtdocumenten en dit aantal zal groeien!
• Een klein aantal van deze documenten zijn luchtvaartmaatschappij gerelateerde documenten.
• Het lange termijndoel van E-freight is om zo vroeg mogelijk in de keten gegevens vast te leggen. Je kunt geen virtuele documenten verliezen!

Ga naar de volgende pagina voor meer informatie over de elektronische versies van vrachtdocumenten.

E-freight: steeds meer ontwikkelingen:
Zoals je al weet begint E-freight geleidelijk realiteit te worden; IATA heeft momenteel 20 vrachtdocumenten in een elektronische versie in plaats van papier. Dit betekent dat carriers, de verlader en de expediteur elektronisch vrachtdocumenten kunnen sturen naar de partijen die daarom vragen. Er is zelfs een elektronische versie van de documenten pouch, genaamd “E-pouch”: dit betekent dat de documenten in een virtuele pouch worden gestopt. Het is een elektronische documentenverzameling. Alle betrokken partijen zoals de douane, consignees, expediteurs, etc. kunnen de documenten tonen wanneer ze direct benodigd zijn vanuit deze documentenverzameling.
Shipper documenten:

• Commercial invoice
• Packing list
• Certificate of Origin
Expediteursdocumenten (ook voor export & douane):

• Master Air Waybill
• House Air Waybill
• House Manifest
• Export Goods Declaration
• Customs Release Export

Airline documenten (origin/destination airport):

• Cargo Manifest
• Export Cargo Declaration
• Import Cargo Declaration
Import/douane documents:

• Import Goods Declaration
• Customs Release Import
Een infrastructuur voor berichtenverkeer bestaat al!
Echt waar! E-freight zal daarom ook gebruikmaken van een bestaande techniek; carriers gebruiken al lang elektronische berichtgeving. Anders gezegd; de opzet is niet zo moeilijk als het lijkt!

Forwarders dienen aan carriers, douane en aan de destination forwarder de FWB en de FHL te sturen. De FWB is de Freight Way Bill en dit elektronisch bericht bevat de Air Way Bill informatie. De FHL, Freight House List, vervangt de House Air Way Bill.
De overige cargo documenten die niet nodig zijn voor de fysieke afhandeling van cargo gaan rechtstreeks naar de desbetreffende partij (invoice, packing list etc.).
Anders gezegd: de documenten zullen door alle partijen eerder ontvangen worden dan de cargo zelf.
Het versturen van een correct FWB bericht is de sleutel tot succes!

Special Handling Codes (SHC’s):
Elke E-freight zending vereist één van de volgende twee Special Handling Codes (SHC’S) in een boeking. Deze SHC’s moeten ook in het FWB bericht staan!
EAW: Een zending met alleen een AWB (deze zendingen worden nu nog verstuurd met een kopie van de Air Waybill).
EAP: Een zending met een AWB en een pouch van documenten (deze zendingen worden nu geleverd met een kopie van de AWB en een pouch die enkele documenten bevat. In de toekomst vervangt de e-AWB de papieren versie en de meeste documenten in de pouch zullen vertaald worden naar elektronische berichten. Zo wordt de pouch een E-pouch!).

En tot slot…
We zijn bezig met het implementeren van E-freight in onze industrie; het is nog niet perfect en we hebben jouw hulp, toewijding en nieuwsgierigheid nodig om het uiteindelijk realiteit te maken en een nieuwe manier van werken in de vrachtwereld te bewerkstelligen.

bron : acn.nl