Bedrijven die internationaal zakendoen kunnen een zogeheten AEO-status aanvragen bij de Douane. Aan bedrijven met een ‘Autorised Economic Operator’ status verleent de Douane verschillende faciliteiten bij fysieke douanecontroles. De procedure om de AEO-status te verkrijgen vergt begrijpelijkerwijs behoorlijk wat tijd en inspanning van het aanvragende bedrijf. Bovendien moeten alle AEO-certificaten die voor 1 mei 2016 zijn afgegeven, herbeoordeeld worden voor 1 mei 2019 en omgezet worden in een AEO-vergunning. Dat gebeurt in het kader van de invoering van het DWU, het Douanewetboek van de Unie.

De Nederlandse expediteur Fast Forward Freight, die volgend jaar haar 25-jarige bestaan viert, heeft onlangs als een van de eerste bedrijven de herbeoordeling AEO succesvol afgerond. Cargo Magazine sprak met Danny Arendse die binnen het bedrijf verantwoordelijk is voor Quality Assurance en voor de herbeoordeling AEO over zijn ervaringen.

“Binnen Fast Forward Freight staat compliance hoog in het vaandel. Voor ons is het een must om te voldoen aan de wettelijk vastgestelde regels van onder ander de Douane. Dat is ook de reden waarom wij de AEO-status hebben behaald. We zochten naar een systeem dat ons kan helpen om in control te blijven en waarmee we onze processen kunnen monitoren. Het behalen van het AEO-certificaat is geen doel op zich; je moet als bedrijf het nut en noodzaak zien om optimale procesbeheersing na te streven en risico’s zoveel als mogelijk uit te sluiten. Deze visie helpt ons om kwalitatief goede service voor onze klanten te blijven bieden en levert ons tegelijkertijd de voordelen van een geautoriseerd marktdeelnemer op.

Danny vervolgt: “Wij hebben intensief werk gemaakt binnen onze organisatie om duidelijke procedures voor  onze douanevergunningen te beschrijven. In onze procedures is beschreven hoe onze operatie met de vergunningen moet werken en ook is voorzien in controle en risico aspecten waar onze collega’s op dienen te letten. Daarnaast hebben wij een uitgebreid controleprogramma opgesteld waarmee al onze procedures en bedrijfsprocessen intern worden gecontroleerd. Met behulp van interne audits controleren wij of er ook daadwerkelijk volgens de geschreven procedures gewerkt wordt. Indien hier afwijkingen op worden geconstateerd worden de nodige correctieve maatregelen getroffen.

Om “kwaliteit” als proces op een goede manier te kunnen managen hebben wij enkele jaren terug gekozen voor het compliance platform van CargoHub. Binnen het platform biedt de audit module ons de mogelijkheid om op een eenvoudige en overzichtelijke wijze algemene gegevens vast te leggen zoals de naam van de audit, de datum van de audit, om welke procedures het gaat, wie de proceseigenaar is en wie de audit heeft uitgevoerd. Ook uitgevoerde audits op externe locaties kunnen overzichtelijk gemaakt inclusief alle aan de audit onderworpen documentatie. Dit geheel van beheersmaatregelen hebben wij de Douane ook op een efficiënte en transparante wijze kunnen laten inzien. Waar we voorheen met verschillende excel sheets werkten en allerlei papieren documenten naast elkaar moesten leggen wanneer de Douane op bezoek kwam, hebben we nu alleen nog maar een laptop nodig. We projecten het systeem op een scherm en alles is in een oogopslag voor iedereen te zien. Dit laatste heeft beslist bijgedragen aan een soepel verloop van onze herbeoordeling AEO.

De beschikbare auditmanager en het incidentenregister binnen het platform die wij hebben gebruikt waren cruciaal in het proces van de herbeoordeling AEO en geeft ons tegelijkertijd de juiste tools in handen om ons werk beter te kunnen uitvoeren. Wij zijn zeer positief over het compliance platform van CargoHub en blijven, zoals in de afgelopen jaren, input leveren aan CargoHub om het systeem verder te verbeteren.”

Fast Forward Freight
Valkweg 1
1118 EC Schiphol
The Netherlands

T +31-20-5000-300
E ams@fastforwardfreight.com