Begin 2020 besloot de Amerikaanse Freight Forwarder Lynden International de Belgische afdeling te verkopen. De overname gebeurde door Expolanka Holdings PLC en de forwarding afdeling van die groep is Expo Freight Limited (EFL). De vestiging in België staat onder leiding van Mario Destoop.

Al ruim voor de overname was Destoop bezig met kwaliteitsverbetering in verband et de IATA CEIV certificering voor pharma. Het leveren van diensten van hoge kwaliteit staat bij EFL centraal en wordt bewaakt met een geavanceerd intern continu verbeterprogramma.

Het Belgische kantoor van EFL is een KMO (Kleine of Middelgrote Onderneming, vergelijkbaar met het MKB in Nederland). Destoop: “Wij willen als KMO de hoogst haalbare kwalitatieve dienstverlening bieden. Dat kan alleen als wij in staat zijn om te controleren en te bewaken dat onze kwaliteit continu gewaarborgd blijft. Incidenten kunnen in sommige gevallen een grote impact voor onze klanten hebben en dat heeft een zeer negatieve invloed op de ervaring van klanten op onze dienstverlening.
Om het serviceniveau naar onze klanten zo hoog mogelijk te houden doen wij daarom onderzoek naar de oorzaak van elke afwijking van kwaliteitsnormen indien deze zich in het logistieke proces heeft voorgedaan. Tegelijkertijd zorgen wij ervoor dat op deze incidenten de juiste correctieve of preventieve acties worden ondernomen zodat de kans op herhaling wordt geminimaliseerd of bij voorkeur kan worden uitgesloten. Incidenten kunnen zich intern voordoen maar ook bij een van onze business partners die medeverantwoordelijkheid dragen voor het leveren van goede service van ons luchtvracht- of zeevracht product.”

Destoop: “Omdat het kwaliteitsmanagement een essentieel onderdeel is binnen EFL zijn wij op zoek gegaan naar een oplossing om ons kwaliteitsmanagement proces slimmer en efficiënter te beheersen. Het gebruik van bv. spreadsheets is tijdrovend en bovendien enorm foutgevoelig en ga maar na: zodra iemand iets verandert op een spreadsheet moet het document onder een nieuwe naam worden opgeslagen. Op een gegeven moment ben je daardoor het overzicht kwijt en weet je niet meer welke versie de juiste en meest recente is. Daar wilden wij dan ook zo snel mogelijk van af.

Ongeveer twee jaar geleden hebben wij een eerste start gemaakt om kwaliteitsmanagement binnen een geavanceerd instap klaar QMS compliance framework van CargoHub binnen onze organisatie uit te rollen. Al onze medewerkers hebben binnen dit compliance framework de mogelijkheid om incidenten vast te leggen waardoor de complete trail inzichtelijk en vindbaar is. Verantwoordelijkheden zijn verdeeld en liggen niet langer bij een enkel persoon. Dit brengt ook meer draagvlak voor het systeem met zich mee.”

EFL België gebruikt het QMS ook voor audits en quality meetings met suppliers en het registeren van alle quality incidents. Hierdoor heeft het bedrijf een beter overzicht en kunnen er vanuit het CargoHub systeem taken worden aangestuurd. Ook worden alle audit reports, verslagen van meetings en CaPa reports op dit platform bewaard. Het is voor verschillende gebruikers toegankelijk en er kan toegang tot bepaalde documenten worden verleend volgens de voorgeschreven veiligheidsregels.

“De registratie van incidenten in het QMS zorgt voor een efficiënter verloop van een meeting met suppliers. Vanuit het systeem kan een complete en accurate incidentenlijst worden gedownload die voorafgaand aan de meeting gedeeld wordt met de betreffende gesprekspartner. Alle incidenten staan dan op een rij (datum, oorzaak, gevolg, oplossing etc.). Op die manier blijven we goed gefocust in de meeting”, aldus Destoop.

Met de trainingsmodule van CargoHub kunnen mensen gerichter aangestuurd worden op hun vakgebied en de module kan ook per persoon afgestemd worden. Daarnaast gebruikt EFL CargoHub als database voor alle bestaande documenten, procedures, templates en manuals. “Door het systeem te gebruiken leren we steeds meer mogelijkheden om het totale kwaliteitsproces binnen onze organisatie beter te beheersen” zegt Destoop tot besluit.